" title="Ondernemend aanbesteden">Ondernemend aanbesteden

De eigen verklaring en het aanbestedingspaspoort zijn ideale middelen om het inschrijven op aanbestedingen te vergemakkelijken. Hieronder wordt omschreven wat hiermee wordt bedoeld.

Eigen verklaring

Inschrijven op een aanbesteding, vergt vaak veel papierwerk. Niet zelden moet een groot aantal documenten worden meegezonden bij de inschrijving. Het gaat dan bijvoorbeeld om een uittreksel uit het handelsregister,certificaten (bijv. VCA*, VCA**, ISO), lijst met referentiewerken, omzetgegevens, insolventieverklaring etc. Dit kost een hoop tijd en is bovendien ook nog eens slechts voor het milieu. Om aan deze bezwaren tegemoet te komen, kan ook worden volstaan met eigen verklaringen. In plaats van de genoemde stukken kan de aanbestedende dienst op sommige onderdelen het indienen van een eigen verklaring toestaan. Hierin verklaart de inschrijver dan dat hij kan voldoen aan de eisen die zijn gesteld. Pas als zijn inschrijving de winnende blijkt, moet hij – op verzoek van de aanbestedende dienst – de bewijsstukken overleggen.

In het aanbestedingsprocedures waarop het Aanbestedingsreglement Werken 2005 van toepassing is verklaard, wordt veelvuldig gebruik gemaakt van een Eigen Verklaring. Het model dat op dit reglement is gebaseerd, is hier in te zien.

Aanbestedingspaspoort

Een eigen verklaring is handig en voorkomt veel papierwerk. Een aanbestedingspaspoort is zo mogelijk nog idealer. Het paspoort wordt door een aanbestedende dienst aan ondernemers verstrekt die regelmatig bij die aanbestedende dienst inschrijven op aanbestedingen. Om te voorkomen dat steeds weer dezelfde moeten worden ingediend, kan worden volstaan met een enkele verwijzing naar het paspoort. De gemeente Den Haag heeft dit paspoort reeds in gebruik.

Het paspoort moet uiteraard wel een beperkte houdbaarheidsdatum hebben. De meeste documenten zijn immers tijdgebonden. Een aanbestedingspaspoort uit 2010 waarborgt bijvoorbeeld niet dat een ondernemer in 2015 nog aan de solvabiliteitseisen voldoet. Onderwerpen die in het aanbestedingspaspoort aan de orde zouden kunnen komen, zijn:

- Certificaten (ISO, VCA)
- Uittreksel uit het Handelsregister
- Verklaring Omtrent het Gedrag voor rechtspersonen
- Insolventieverklaring
- Belastingverklaringen
- Referentiewerken

De meeste overheidsaanbestedingen die digitaal worden gepubliceerd staan op aanbestedingskalender.nl. Het gaat daarbij om zowel Europese als nationale aanbestedingen. De website heeft een goede zoekmogelijkheid, zodat het voor ondernemers eenvoudig is om interessante opdrachten te vinden.

Op donderdag 20 mei komt er een vervolg op de bijeenkomst van 7 april waarin ondernemers en inkopers samen aan de slag zijn gegaan met concrete opdrachten voor:

• Schoonmaak gemeentelijke panden
• Ontwerp en uitvoering diverse multifunctionele accommodaties
• Sloop panden
• Onderhoud elementenverhardingen, bestratingswerkzaamheden
• Levering bomen en heesters

Een uitgebreidere versie van deze opdrachten en de bespreekpunten, vindt u hier.

Deze bijeenkomst is voor u wederom een unieke kans om mee te praten over een toekomstige aanbesteding in de eigen branche en zelf alternatieven aan te dragen. Inkopers gaan hun aanbestedingsopdrachten toetsen aan de praktijk en gebruik maken van uw expertise en ervaring. Om u goed voor te kunnen bereiden ontvangt u van ons een week van te voren per mail alle cases die deze dag worden behandeld. Dit betreft naast de opdrachten van de vorige bijeenkomst ook enkele nieuwe. In elke case staan specifieke vragen waar inkopers antwoord op willen.

Wij nodigen u graag uit om op 20 mei van 10.00 – 13.00 uur aanwezig te zijn en uw bijdrage te leveren aan beter bereikbare overheidsopdrachten. Aan deelname zijn geen kosten verbonden. Wel vernemen wij graag of u aanwezig bent. U kunt zich aanmelden via www.ondernemendaanbesteden.nl. De bijeenkomst vindt plaats in het provinciehuis in Den Bosch.

Grijp uw kans uw invloed uit te oefenen zodat onhaalbare eisen en onnodige papieren rompslomp tot het verleden behoren.

Graag tot ziens op 20 mei

Op 27 april organiseren we voor zowel inkopers als ondernemers  workshops over de aanbestedingspraktijk. Onderwerpen zijn onder meer duurzaam inkopen, duurzaam inschrijven en mkb-vriendelijk aanbesteden.

Voor ondernemers

Eerste Hulp Bij Aanbesteden voor ondernemers
Wilt u graag zaken doen met de overheid maar ziet u op tegen alle regels en procedures? Wilt u weten wat de meest voorkomende valkuilen zijn zodat u die eenvoudig kunt omzeilen? Tijdens deze workshop loodsen wij u stap voor stap door het aanbestedingsproces. Tevens krijgt u na afloop de nieuwste druk van het boekje Eerste Hulp Bij Aanbesteden toegestuurd.

Duurzaam inschrijven voor ondernemers
Wilt u zaken doen meet de overheid maar loopt u steeds vaker aan tegen duurzaamheideisen die u niet kent? Wilt u weten welke eisen op uw bedrijf van toepassing zijn? Met deze workshop kunnen ondernemers hun eigen duurzaamheid verkennen en uitbreiden.

Voor inkopers

MKB-vriendelijk aanbesteden voor inkopers
Heeft u problemen met het formuleren van eisen die verantwoord en haalbaar zijn? Wilt u het mkb graag nadrukkelijk kansen bieden om in te schrijven op uw opdracht, maar niet ten koste van belangrijke garanties? Deze workshop geeft tips voor een echt mkb-vriendelijke aanbesteding op basis van de belangrijkste knelpunten die mkb’ers ervaren.

Duurzaam Inkopen voor inkopers
Bekruipt u sinds 1 januari het gevoel dat de eisen die u stelt op het gebied van duurzaamheid leiden tot minder inschrijvingen? Zoekt u naar een manier om duurzaam in te kopen zonder dat u onbedoeld bedrijven uitsluit? Wilt u weten wat de juridische kanttekeningen zijn bij duurzaam inkopen? U krijgt de antwoorden in deze workshop.

De workshops vinden plaats op 27 april bij de Kamer van Koophandel in Den Bosch.  Aan deelname zijn geen kosten verbonden, aanmelding is wel verplicht.

Programma

14:00:    Ontvangst
14:30:     Plenaire opening
14:45:     Parallelsessies:

• MKB-vriendelijk aanbesteden voor inkopers
• Duurzaam Inschrijven voor ondernemers

15:30:     Pauze
15:45:     Parallelsessies:

• Eerste Hulp Bij Aanbesteden voor ondernemers
• Duurzaam Inkopen voor inkopers

16:30:     Plenaire afronding
16:45:     Borrel

Het programma van de bijeenkomst Ondernemend Aanbesteden van 7 april 2010 is bekend. De locatie is wederom het Provinciehuis in ‘s-Hertogenbosch. Op deze bijeenkomst zullen vijf toekomstige opdrachten besproken worden. Deze zijn hier in te zien.

16.00 uur: Ontvangst
16.30 uur: Opening (Margreet Reijntjes)
16.35 uur: Ondernemend Aanbesteden: wat gaan we doen? (Ireen Hardenbol)
16.45 uur: Samenvatting binnengekomen reacties (Lex de Jager)
17.00 uur: Presentatie van aankomende opdrachten (BIZOB)
17.15 uur: Vijf groepen maken voorwaarden voor ‘hun’ aanbesteding
18.00 uur: Presentatie resultaat per groep
18.15 uur: Reactie BIZOB
18.30 uur: Afsluiting en borrel

Een aanbestedende dienst is bevoegd om een abnormaal lage inschrijving buiten beschouwing te laten. Hiervan is sprake als de aanbestedende dienst alle reden heeft om aan te nemen dat de inschrijving dermate laag is dat uitvoeringsproblemen kunnen worden verwacht. Hij kan de inschrijving dan buiten beschouwing laten, maar niet voordat hij de inschrijver om een verduidelijking heeft gevraagd. Deze mogelijkheid is in het leven geroepen om de aanbestedende dienst te beschermen; deze is niet verplicht hiervan gebruik te maken. Een verliezende inschrijver kan de aanbestedende dienst hiertoe dus niet verplichten.

Anders ligt dit bij irreële inschrijvingen. Hiervan is sprake als reeds van tevoren kan worden vastgesteld dat de inschrijving niet uitvoerbaar is, bijvoorbeeld door het ontbreken van licenties of een extreem korte uitvoeringsduur. Een verliezend inschrijver kan de aanbestedende dienst verplichten een dergelijke inschrijving ongeldig te verklaren.

Regelmatig komt het voor dat een inschrijver niet zelfstandig in staat is om aan de geschiktheidseisen van een aanbesteding te voldoen, bijvoorbeeld omdat zijn omzet niet groot genoeg of omdat hij niet voldoende ervaring heeft. Hij heeft dan de mogelijkheid om samen met een of meerdere anderen een inschrijving te doen. De aanbestedende dienst mag dit niet verbieden. Wel is het mogelijk om beperkingen te stellen aan het aantal samenwerkende ondernemingen.

Als een inschrijver in combinatie wil inschrijven dan moet hij dit van te voren kenbaar maken. Het is niet toegestaan dat een geselecteerde inschrijver gedurende de procedure met een andere partij op de proppen komt. Ook het wijzigen van de samenstelling van de combinatie gedurende de aanbestedingsprocedure is niet toegestaan. Evenmin is het mogelijk om een samenwerking aan te gaan met een andere partij die tot de inschrijvingsfase is toegelaten.

Soms komt het voor dat de aanbestedende dienst eisen stelt aan de vorm van de samenwerking, door bijvoorbeeld een bepaalde rechtsvorm voor te schrijven. Dit is niet zonder meer mogelijk. In ieder geval is het niet toegestaan om een bepaalde rechtsvorm te eisen vóór de aanbesteding. Wel kan het worden geëist wanneer de opdracht aan de combinatie wordt gegund, maar dan alleen indien dit voor de goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk is.

In het aanbestedingsrecht is het niet toegestaan een voorwaardelijke inschrijving te doen. Hiervan is sprake als sommige de door de aanbestedende dienst gestelde voorwaarden niet of niet volledig worden geaccepteerd. Een voorbeeld hiervan is wanneer de aanbestedende dienst in de aanbestedingsstukken verlangt dat inschrijvers een onbeperkte aansprakelijkheid op zich nemen. Als een inschrijver het daarmee niet eens is en zijn inschrijving doet met verwerping van de onbeperkte aansprakelijkheid, dan is aanbestedende dienst verplicht om de inschrijving ongeldig te verklaren.

Voorwaardelijke inschrijvingen komen soms minder expliciet voor. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de inschrijver – al dan niet per abuis – zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Wijkt een van die voorwaarden af de eisen van de aanbestedende dienst, dan leidt dit al tot ongeldigheid. Ook een zinnetje onderaan het briefpapier als “Betalingen binnen 14 dagen na factuurdatum” kan al tot ongeldigheid leiden als de aanbestedende dienst een daarvan afwijkende termijn in de stukken heeft opgenomen.

Men dient zich er dus goed van bewust te zijn of de voorwaarden van de aanbestedende dienst acceptabel zijn. Zo niet, dan is niet inschrijven de enige resterende optie, hoe onredelijk een voorwaarde soms ook kan zijn.

Het antwoord op deze vraag is ‘nee’. Hoe zeer dat soms ook onredelijk lijkt, een aanbestedende dienst is niet verplicht om de via een aanbestedingsprocedure uitgeschreven opdracht daadwerkelijk aan de winnende inschrijver te gunnen. Dat leidt dikwijls tot grote frustraties. Na een vaak tijd- en geldrovende inschrijvingsprocedure gaat de winnende inschrijver ervan uit dat hij daadwerkelijk de opdracht krijgt. Dat is dus niet per definitie het geval. De aanbestedende dienst hoeft zelfs geen goede reden aan te dragen voor de beslissing niet te gunnen.

Het staat de aanbesteder echter niet vrij om na zijn beslissing niet tot gunning over te gaan, (nagenoeg) dezelfde opdracht opnieuw via een aanbesteding in de markt te zetten. Op die manier zou het wel erg makkelijk worden om een onwelgevallige inschrijver te omzeilen. Wel staat het de aanbesteder vrij om een (sterk) gewijzigde opdracht in de markt te zetten.

Als een aanbestedende dienst zeer tevreden is over een zittende leverancier of dienstverlener, kan het verleidelijk zijn de aanbestedingsprocedure zo in te richten dat deze leverancier of dienstverlener vrijwel zonder twijfel de opdracht krijgt. Deze gang van zaken is uitdrukkelijk niet toegestaan, maar komt in de praktijk regelmatig voor. Het is niet eenvoudig aan te tonen dat daarvan sprake is, omdat de aanbestedende dienst in beginsel veel vrijheid heeft om de voorwaarden en criteria naar eigen believen in te vullen.

Het enkele feit dat slechts één aanbieder in staat is om aan de eisen en voorwaarden te voldoen, is op zichzelf nog niet voldoende om de aanbesteding ongeldig te verklaren. Pas als een aanbesteding zo is ingericht dat zonder goede argumentatie voor bepaalde, één partij bevoordelende, eisen is gekozen kan er sprake zijn van een schending van het beginsel van gelijke behandeling. De bewijslast hiervoor rust op de aanbestedende dienst; deze zal bij twijfel aannemelijk moeten maken dat er in het specifieke geval wel een goede rechtvaardiging bestond voor het opnemen van de eis. Echter, hieraan worden in de praktijk niet al te hoge eisen gesteld omdat het nu eenmaal tot de beleidsvrijheid van de aanbestedende dienst behoort welke eisen hij wil stellen.